Geplaatst op
Steeds meer bedrijven gaan mee in de digitalisering en hebben een digitaal archief. Niet meer de fysieke kasten en lades vol met allerlei documenten en papieren. Dit scheelt niet alleen ruimte, maar ook tijd en kosten. Daarnaast heeft een digitaal archief nog meer voordelen vergeleken met een fysiek archief. In deze blog vertellen we je waarom steeds meer bedrijven inmiddels hebben gekozen voor een digitaal archief.
Toegankelijk vanaf meerdere locaties
Een digitaal archief is toegankelijk vanaf meerdere locaties. Stel je hebt meer vestigingen, dan kunnen medewerkers van iedere vestiging het archief raadplegen. Waar je ook bent, het digitale archief is voor medewerkers beschikbaar. Dit scheelt gewoon tijd en kosten, aangezien documenten bijvoorbeeld niet eerst bij een andere vestiging opgehaald hoeven worden om te kunnen raadplegen. Er hoeft ook geen contact gemaakt te worden met medewerkers van de vestiging waar het document ligt om het document te kunnen raadplegen.
Geen kans op water- of brandschade bij de documenten
Natuurlijk denken veel bedrijven dat er in hun pand geen brand of lekkage gaat voorkomen. Helaas komt het nog wel eens voor dat panden last hebben van een waterlekkage of brand. In sommige gevallen zo erg, dat complete ruimtes onder water staan of afbranden. De schade is vaak enorm. Wat nou als alle belangrijke documenten nou net in een ruimte stonden waar niets meer van over is? Is er een back-up gemaakt? Om welke documenten ging het allemaal precies? Met een digitaal archief heb je hier geen last van. De aanwezige laptops of computers kunnen dan wel beschadigd zijn, gelukkig is het digitale archief online vanaf meerdere locaties te bereiken.
Eenvoudiger intern en extern communiceren
Met een digitaal archief is het eenvoudiger om snel intern en extern te communiceren. Heb je bijvoorbeeld partners, klanten of collega’s aan de telefoon en willen ze bepaalde informatie weten of opvragen? Met het digitale archief kun je binnen no-time bij alle documenten en is de informatie dus snel terug te koppelen.
Wil je medewerkers de ruimte geven om thuis te werken? Met een digitaal archief kunnen thuiswerkende werknemers alle documenten snel en eenvoudig raadplegen, waardoor ze niet per se fysiek op de locatie aanwezig hoeven zijn. Een digitaal archief past hiermee helemaal bij Het Nieuwe Werken, waarbij flexibele tijden en thuiswerken centraal staan. Laat je archief digitaliseren en ga als werkgever mee in de voor werknemers aantrekkelijke trend van Het Nieuwe Werken.